EL TIEMPO UNA TRAMPA, UNA HERRAMIENTA,UNA VARIABLE MANEJABLE, UN TEMA DE MODA O LA UNICA POSIBILIDAD QUE TIENE UN GERENTE PARA BRILLAR?
Dime cómo manejas el tiempo y te diré quién eres como Gerente!
Parodiando el famoso refrán de la sabiduría popular, es la mejor manera de comenzar a escribir este artículo que quiero compartir con muchos Gerentes ya que es una de las consultas más frecuentes que recibo en el proceso de mis consultorías y siempre percibo que es una de las situaciones que más angustia y que más "sindromes de parálisis técnica" genera al interior de las empresas.
Cuando necesito hacer un diagnóstico inicial en una compañía, para encausar por buen camino mi consultoría, quiéralo o no, siempre llego a problemas con la ejecución, pero tambien de manera recurrente encuentro que éste, no es el verdadero problema de fondo, es por lo general la causa de otro problema mucho más complejo, que se oculta en lo profundo de la nebulosa e intrincada realidad empresarial y por eso, siempre debo abordar con más frecuencia de la que quisiera, una profunda reflexión alrededor del tema, a los más altos niveles de la jerarquía empresarial, donde hay una mayor evidencia de la dificultad.
Me refiero al manejo del tiempo. He observado además que la falta de tiempo no es un fenómeno exclusivo de las masas, es un problema técnico, que afrontan hoy, los Gerentes de las más altos niveles de las organizaciónes, víctimas de una avalancha de distractores que se le vinieron encima sin darse cuenta por un lado y por el otro están asociados a su qué hacer diario y por ello, no los descubren fácilmente para poder defenderse.
A más alto, el nivel del Gerente, mayor el problema, cuando no se maneja el tiempo hábilmente, porque genera mayores e indeseables impactos al interior de la empresa.
Siempre comienzo con un ejercicio que por lo general produce risa y cierta apatía, por lo simple, pero que recobra importancia a medida que se avanza en él y termina siendo genial porque arroja un excelente número de pistas, para descubrir los ladrones inmisericordes de nuestro tiempo.
Pido a los Gerentes que se sienten en su escritorio de trabajo y les doy una hora para que me enumeren en orden de importancia las actividades que mayor consumo de tiempo les genera en la habitualidad de un día cualquiera. Voy a enumerar la cantidad de cosas que han salido con el orden en el que han sido enunciados: el celular, el desorden documental en el escritorio, las llamadas ajenas a la gestión, los correos electrónicos, las interrupciones de los funcionarios, las llamadas que pudieron ser contestadas por otras personas, las actividades que pudieron esperar, el abordaje de temas atrasados, la ineficiencia de otros funcionarios, exigencias externas a la empresa, movimientos y desplazamientos inesperados, actividades que no tienen que ver con la empresa y muchas otras que sería muy extenso de enumerar. Habiendo parecido al inicio del ejercicio, exagerado una hora, he visto la angustia de los Gerentes cuando trato de cortar al vencimiento de la hora, por la cantidad de temas que quisieran enumerar y que por la importancia que tienen, quisieran dejarlos plasmados, como asuntos que permanentemente les están robando el tiempo.
El mayor argumento para hacer esta reflexión, es la necesidad de tomar las riendas del tiempo en contraposición a que sea éste, quien tome las riendas nuestras, como está ocurriendo en la realidad de una inmensa mayoría de Gerentes.
El agobio al que se ven sometidos éstos líderes por la ausencia de gestión adecuada del tiempo, hace que asuman un remedio mucho más peligroso que la enfermedad, ya que comienzan a repartir y a delegar tareas y responsabilidades, deforma indiscriminada, irradiando el problema a lo largo y a lo ancho de la organización y pronto lo que hay, es una pandemia que comienza a hacer estragos al interior y la va llevándo a un punto de no retorno.
PARA GRANDES MALES HAY QUE GENERAR GRANDES REMEDIOS
Lo primero que hay que hacer, frente a esta situación, es hacer conciencia del problema, saber que se padece la enfermedad del "no manejo el tiempo". Este es el primer paso para comenzar la solución.
Siempre me siento con los empresarios para ayudarles a descubrir no solo, los problemas y las incidencias que tienen en la gestión, sino en el apoyo que deben recibir, para que descubran por ellos mismos las soluciones y las diseñen y las creen sin la presión ni la imposción de otras personas ajenas a ellos.
EL TIEMPO ES UNA VARIABLE ELÁSTICA, TAN ELASTICA COMO CADA UNO LO QUIERA.
He podido apreciar los efectos tan increiblemente positivos, al interior de las empresas, cuando se acude a un trabajo serio, para impactar positivamente, desde lo cultural, el manejo del tiempo, pero indiscutiblemente, puedo afirmar categóricamente que éste trabajo, requiere de la voluntad y la decisión de la alta Gerencia, para que los efectos se hagan sentir rápidamente a partir de la convicción y no desde la imposición.
Es importante el trabajo previo con la alta gerencia, para que el parte de conciencia y de implementaciones, salgan de allí de una manera honesta y franca; es la única manera de que este trabajo no se convierta en uno más, de los tantos que se emprenden desde el orden estratégicos, sin ningún favor para la empresa.
LOS RESULTADOS SON DIRECTAMENTE PROPORCIONALES AL NIVEL DE LA JERARQUÍA, ES DECIR, SI EXISTE VOLUNTAD POLÍTICA DE PARTE DE LA ALTA GERENCIA, LOS RESULTADOS SERÁN SORPRENDENTES Y NO SE HARÁN ESPERAR
Ya en el plano de los distractores, que han salido en el ejercicio que hago con los Gerentes y en las soluciones, les propongo algunas reflexiones y algunas soluciones:
- Hasta el momento todos los Gerentes han coincidido en que el celular es el principal distractor en el manejo del tiempo, pero a pesar de la coincidencia en el primer lugar, no hemos tomado decisiones de fondo aun. Hace poco Carlos Gallego un excelente consultor en cambios actitudinales, en unos de sus seminarios sobre el tema que escribo, proponía una estrategia que me pareció novedosa, pero además contundente en su táctica, él proponía en un posit, escribir del puño y letra de cada uno, "Soy tu principal distractor", tomarle una foto con el celular y colocarlo como fondo de pantalla y además grabar un mensaje de voz, con el mismo mensaje para que nos lo recuerde de manera programada. Decía tambien que era importante grabar en el contestador del celular, el siguiente mensaje " este es el celular de ...., en este momento estoy ocupado, déjame tu nombre, tu teléfono y el tema que trataremos y te devolveré tu llamada en el día de mañana" y proponía Carlos, hacer un filtro de acuerdo al tema, antes de devolver la llamada; decía Carlos Gallego, que era impresionante el número de horas que se nos iban, en contestar llamadas que no le agregaban valor a la gestión y ni qué decir de los gerentes que irrespetan a sus visitantes y empleados, interrumiendo para contestar llamadas, una nota de pésimo mal gusto!!!
- Las interrupciones: los Gerentes deben comenzar a trabajar este problema, porque a través de ellas vamos perdiendo la capacidad de enfoque, uno de los principales problemas de los Gerentes. El enfoque es un tema que va de la mano con la concentración y ambos son necesarios pra la concepción de los grandes temas de la Gestión Gerencial y es por ellos que las debemos eliminar. Una estrategia podría ser colocar en la puerta de la oficina, en todo caso en un lugar estratégico, un cartel que diga, "es necesaria la interrupción o puede esperar?". Es importante que hagamos un buen entrenamiento a nuestra asistente personal o secretaria para que haga un buen filtro de las posibles interrupciones, sin que dicha actitud, parezca una desatención gerencial. Es muy común encontrar funcionarios que todo lo tienen que consultar, por intrascendente que sea el tema, van a la oficina del Gerente. Es un trabajo importante, eliminar las interrupciones y las causas de éstas.
- Los correos electrónicos, siendo una singular estrategia de Gestión, es hoy también uno de los grande distractores que desenfocan y consumen mucho tiempo y es por ello que el tema debe ser muy bien manejado al interior; siempre propongo tener disciplinadamente tres horarios durante el día en el que todo el mundo de manera simultánea lo revise y filtre la información. Desafortunadamente en nuestro medio hay bastante mal manejo en el envío de información y se considera que las famosas cadenas y los mensajes de "crecimiento", enviados por personas que no son conscientes del tiempo, son uno de los peores distractores, además de los virus que nos llegan por este medio y que consumen tiempo también en daños y la acción para limpiarlos.
- La manera como nos llegan los documentos. Yo promuevo la utilización de tres carpetas, una con temas prioritarios, otra con asuntos para revisar durante la semana y la tercera, con temas que pueden esperar, se consigue de esta manera, tener el escritorio organizado y y sin la presión de no conocer las prioridades que hay en ellos; saber en cada momento, la carpeta de la que debo ocuparme, es uno de los asuntos que mayor tranquilidad produce. Es importante además que la información al Gerente le llegue filtrada.
- A través del mal seguimiento que hacemos de nuestros funcionarios, se nos van quedando atrasados temas prioritarios, que cuando están atrasados consumen tiempo valioso de nuestra gestión para desatrasarlos, pero además el riesgo de desatender prioridades.
- No tener lista de prioridades o pendientes hace que todo se quede al arbitrio de nuestra mente que a veces olvida, pospone o cancela. Es importante que nuestros funcionarios además, tengan la percepción de que el Gerente nunca olvida nada.
- Tenernos que meter a fondo en temas que deben ser responsabilidad de otros funcionarios, hace que nuestro tiempo lo consuma la ineficiencia de un contador, de un auditor, de un comunicador etc. Si bien un Gerente debe estar detrás de todos los temas, jamás será una buena estrategia meternos en los detalles, porque fuera de consumir nuestro tiempo, los hará más ineficientes aun. Si hay un ineficiente en la gestión, con esta práctica se conseguirán dos. Esto es una trampa de Gestión muy común al interior de las empresas, si un gerente tuviera que hacer de todo, sería menos costoso, no tener contador, auditor, comunicador, administrador etc.
Los "distractores" además de robar nuestro tiempo, también roban nuestra energía y lo decía tambien Carlos Gallego, que la energía es el recurso más importante, mucho más que el dinero y el tiempo.
Cuando llegamos al final del día con una sensación de agobio importante, es una señal de alerta, porque dicha sensación, nos da cuenta de que nuestra energía, está en sobregiro y esto no puede ser. Al final del día es normal el cansancio de la jornada, pero no lo es, aquella sensación de estar totalmente extenuados; en cambio, hay días que terminan con idéntica carga laboral, pero con una sensación de tranquilidad genial y en especial tengo que decir, que la gran diferencia, radica en el enfoque y el orden que mantuvimos, durante el desarrollo de la gestión, lo que nos hace más productivos para trabajar, sin presiones adicionales a las propias de la gestión; esta condición nos permite un relax importante que para el final de la jornada se traduce en una buena dosis de satisfacción y sosiego .
Quiero recordarles, antes de terminar, que el 10% de las personas aplican lo que aprenden y solo el 3% lo toma en serio y lo aplica efectivamente.
Los invito a sentir en carne propia, la magia que produce un manejo eficiente del tiempo, que se traduce en productividad y donde haya productividad hay eficiencia y donde hay eficiencia hay tranquilidad.
